आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली
आन्तरिक नियन्त्रणको अवधारणा र नेपालमा यसको अभ्यास
– भरत कुमार साउद
१. विषय प्रवेश
वास्तवमा सङ्गठन गर्नु वा सङ्गठित हुनु मानिसको स्वभाव र नैसर्गिक आवश्यकता हो । त्यसैले मानव सभ्यताको इतिहास जति पुरानो छ, साङ्गठनिक उद्विकासको इतिहास त्यसभन्दा पनि पुरानो भएको अनुमान गर्न सकिन्छ । सङ्गठनका औपचारिक सिद्धान्त र अवधारणा नयाँनयाँ आए होलान् तर त्यसको अभ्यास भने मानिस सुरु देखि नै गर्दै आइरहेको छ । ठिक त्यसै गरी सङ्गठन भित्र नियन्त्रण र नियमनका क्रियाकलापहरु सुरु देखि नै भइरहेकै हुन् यद्यपि आधुनिक व्यवस्थापन शास्त्रमा आन्तरिक नियन्त्रण एक नयाँ अवधारणा हो ।
अमेरिकन इन्स्टिच्युट अफ एकाउन्टेन्टस्ले सर्वप्रथम सन् १९४९ मा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणली भन्ने पदावलीको प्रयोग गरेको र पछि सन् १०५८ र १९७२ मा यसमा थप प्रकाश पारेको भन्ने उल्लेख भएको पाइन्छ । खास गरी सन् १९८० को दशकपछि वित्तीय सूचनाहरुको सुरक्षाका लागि आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी व्यवस्था ठूला कम्पनीहरुमा औपचारिक रुपमा नै गर्न थालिएको देखिन्छ । कमिटी अफ स्पोन्सरिङ अर्गनाइजेसन्स् ९ऋइक्इ० को सन् १९९२ को प्रतिवेदन र सारबेन्स अक्स्ले एक्ट, सन् २००२ ले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीको बारेमा अद्यावधिक परिभाषा प्रदान गरेका छन् ।
९हेर्नुः जततउकस्ररधधध।चभकभबचअजनबतभ।लभतरउगदष्अिबतष्यलरघछण्छघण्द्धघठ० सुरुआतमा वित्तीय क्रियाकलापहरुको अभिलेखमा शुद्धता रहेनरहेृको परीक्षण गरी लेखापालनको समीक्षामा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणली सीमित रहेको थियो । पछि विकास परियोजनाहरुको अभ्यास हुन थालेपछि यसले आनतरिक नियन्त्रणको प्रभावकारिता परीक्षण गर्ने एक साधनका साथै उच्च व्यवस्थापकहरुलाई आवश्यक सूचनाहरु प्रदान गर्ने माध्यमका रुपमा समेत विस्तारित हुन गयो । आज कुनै पनि सङ्गठनमा सूचनाको सुरक्षा, अद्यावधिक सूचनाको सम्प्रेषण, निर्णय निर्माण, रणनीति विकास र वाञ्छित प्रगतिका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणली अति नै महङ्खवपूर्ण रहेको देखिन्छ ।
२. आन्तरिक नियन्त्रणको अवधारणा
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली व्यावसायिक जोखिम व्यवस्थापनका साथै आनतरिक तथा बाह्य वातावरणमा हुने परिवर्तन व्यवस्थापनको गतिशील प्रक्रिया हो । संगठनात्मक स्वरुप र ढाँचा, मौजुदा विधि, प्रक्रिया नीति र कानून, कार्यसञ्चालनका अभ्यास र परम्परा, भौतिक तथा मानवीय समस्या र चुनौतीको सामनाका सन्दर्भमा निर्दिष्ट प्रणालीका आधारमा व्यवहारमा देखिन सक्ने गल्ती, कमजोरी र अनियमितताको रोकथाम र उपचार गर्ने वृहत प्रणली नै आन्तरिक नियन्त्रण प्रणली हो । उक्त प्रणालीमा देहायका आयामहरु हुन्छन् –
उपयुक्त लेखाप्रणाली
प्रभावकारी लेखापरीक्षण र भरपर्दो वित्तीय प्रतिवेदन प्रणाली
कानून, नीति, निर्देशिकाहरुको अनुपालन
जोखिम नियन्त्रणका लागि पूर्वानुमान, योजना तर्जुमा र कार्यान्वयन
निरन्तर अनुगमन, मूल्याङ्कन र सुपरीवेक्षण
निर्धारित उद्देश्य प्राप्तिको सुनिश्चितताका लागि क्रियाशीलता
यसरी हेर्दा संगठनमा कारोबारहरुको उचित अभिलेखीकरण, सम्पत्तिको सुरक्षा, गल्ती र अनियमितताको पहिचान, रोकथाम र नियन्त्रण, कानूनको परिपालना, प्रभावकारी र कार्यप्रवीर्णतापूर्ण कार्यसम्पादनका माध्यमले अन्ततः सङ्गठनको लक्ष्य र उद्देश्यको प्राप्ति गर्नु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको साध्य हो । एकदमै सरल वाक्यमा भन्नुपर्दा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली भनेको संगठनको निर्धारित उद्देश्य प्राप्त गर्न जोखिमहरुको न्यूनीकरण, चुनौतीहरुको सामना र रणनीतिहरुको उपयोग गर्ने योजनाबद्ध सुझबुझको घोषित प्रक्रिया हो ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको कार्यसम्पादन निरन्तर रुपमा सञ्चालन गरी एवम् स्रोतसाधनको परिचालनमा नियमितता, कार्यदक्षता, प्रभावकारिता र जवाफदेहिताको अभिवृद्धि गरी संगठनलाई गतिशील तुल्याउन सहयोग पु¥याउँदछ । यसले नीति तथा कानूनले निर्धारण गरेका प्रक्रियाको पालना भएनभएको, स्रोतसाधन तथा सम्पत्तिको उपयोग उचित किसिमले भएनभएको सम्बन्धमा निरन्तर रुपमा परीक्षण, सुपरीवेक्षण तथा अनुगमन गरी जोखिम न्यूनीकरण गर्न सहयोग पु¥याउँछ ।
जसरी संगठनको उद्देश्य प्राप्तिमा प्रमुख जिम्मेवारी उच्च व्यवस्थापन समूह र प्रमुख व्यवस्थापकको हुन्छ, त्यसरी नै आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको तर्जुमा, प्रभावकारी कार्यान्वयन, अनुगमन र सुधार गरी लक्ष्य प्राप्तिमा सहजता सिर्जन गर्ने प्रमुख भूमिका पनि उनीहरुकै हुन्छ । संगठनको लक्ष्य प्राप्तिमा सहयोगी सिद्ध हुने आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रभावकारी कार्यान्वयन गर्दै संस्थाको आर्थिक अवस्था सुदृढ गर्ने, संस्थागत सम्पत्तिको हिफाजत गर्ने, मानव संसाधनको सुरक्षा गर्ने, कानूनको प्रभावकारी कार्यान्वयन र पालना गर्ने गराउने जिम्मेवारी मूलतः व्यवस्थापकको हुने हुँदा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा प्रमुख व्यवस्थापकको भूमिका निकै नै महङ्खवपूर्ण हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रभावकारी कार्यान्वयनबाट संगठनमा वित्तीय तथा प्रशासनिक जालसाजी, अनियमितता, दुरुपयोग, हानीनोक्सानी र त्रुटीपूर्ण वा अनुपयुक्त क्रियाकलाप हुनबाट रोकथाम गरी मानव स्रोत तथा अन्य स्रोतसाधनको उच्चतम सदुपयोग गरी संस्थागत सुशासन कायम गर्न सहज हुन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण कुनै पनि संगठनको कार्यसञ्चालनमा रहेका जोखिमहरुको न्यूनीकरण गरी संगठनात्मक लक्ष्य र उद्देश्य हासिल गर्ने महङ्खवपूर्ण प्रक्रिया हो । यसले व्यवस्थापनका आधारभूत प्रक्रियाहरु जस्तै योजना, कार्यान्वयन, नियन्त्रण, अनुगमन जस्ता विषयहरुलाई एकत्रित गरी कार्यसम्पादनलाई प्रभावकारी बनाउँछ ।
३. आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका विशेषता
माथि उल्लेख गरिएको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको परिचयात्मक अवधारणा बाट यसका विशेषताहरु स्पष्ट भइ नै सकेको छन् । अझ स्पष्टताका लागि एक सफल संगठनका लागि प्रभावकारी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा हुनुपने विशेषताहरुलाई देहायबमोजिम प्रस्तुत गर्न सकिन्छ –
ज्ञ। लचकदार अर्थात् वातावरणीय परिवर्तनसँग अनुकूलता ल्याउन तुरुन्त मोडिफाई गर्न सकिने
द्द। समयोचित सूचना प्राप्त गरी निर्णय लिन सहयोगी हुने
घ। मनोगत नभई वस्तुगत र तथ्यगत सूचनामा आधारित
द्ध। अनावश्यक खर्च नगरी न्यूनतम लागतमा अधिकतम नतिजा प्राप्त गर्ने
छ। योजनाबद्धता र निर्धारित कार्यमानका आधारमा कार्यसम्पादनको मूल्याङ्कन गर्ने
ट। सूचनामा अत्यन्त शुद्धता भएको
ठ। प्रयोगकर्ताले बुभ्mने र सजिलै प्रयोग गर्न सक्ने प्रणाली
ड। प्रमुख निर्णायक क्षेत्र र कार्यमा नियन्त्रण कायम गर्ने
ढ। भविष्यमुखी भएको र सुधारात्मक कार्यमा केन्द्रित
४. आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको महत्व र उद्देश्य
संगठनको कार्यसञ्चालन व्यवस्थित, सिलसिलाबद्ध, नियमित रुपमा सञ्चालित, प्रचलित कानूनी व्यवस्थाको परिपालना, वित्तीय प्रतिवेदनको विश्वसनीयता, गुणस्तरीयता र प्रभावकारितामा अभिवृद्धि, स्रोतसाधन तथा सम्पत्तिको दुरुपयोग, हिनामिना र हानीनोक्सानी हुनबाट रोक्ने उद्देश्यले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालकिो तर्जुमा गरिएको हुन्छ । यही उद्देश्यसहित कार्यान्वयन गरी प्रतिफल प्राप्त गरिने वा संस्थाको लक्ष्य हासिल गरिने हुँदा आधुनिक व्यवस्थापन र सांगठनिक व्यवस्थापनको क्षेत्रमा आन्तरिक नियन्त्रणको महत्व निकै नै रहेको छ । यसको महत्वलाई निम्नानुसार बुदागत रुपमा उल्लेख गर्न सकिन्छ –
ज्ञ। व्यवस्थापकीय निर्णयका लागि आवश्यक वित्तीय सूचनाहरु प्रदान गर्दछ जसबाट उचित व्यवस्थापकीय निर्णय निर्माणमा योगदान पुग्दछ ।
द्द। कानूनको पूर्ण परिपालनाको सुनिश्चितताका लागि अनियमितता, बेथिति र अपचलनबाट जोगाउँछ
घ। आन्तरिक नियन्त्रण बिना संगठनको उत्पादन र उत्पादकत्व वृद्धि गर्न सकिदैन, कारोबारहरुमा जटिलता सिर्जना हुन्छ र समय र लागतको अत्यधिक वृद्धि भई कार्यहरु अर्थहीन हुनपुग्छन् तसर्थ त्यसबाट बँच्न प्रभावकारी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली आवश्यक हुन्छ ।
द्ध। वाञ्छित दायरामा आन्तरिक नियन्त्रणले क्रियाकलापको प्रभावकारिता र कार्यप्रवीर्णता अभिवृद्धि गरी लक्ष्य प्राप्तिलाई सुनिश्चित गर्दछ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको कार्यहरु क्रमबद्ध, नैतिक रुपमा सबल, मितव्ययी, दक्षतापूर्वक र प्रभावकारी रुपमा सम्पादन गरी जवाफदेहिता अभिवृद्धि तथा प्रचलित कानूनको परिपालना गराई स्रोतसाधनको अपव्यय तथा हानी नोक्सानी हुनबाट बचाउने हुँदा यसको उद्देश्य र महत्व दुबै नै स्पष्ट र अन्तःसम्बन्धित छन् । कोसो (कमिटी अन स्पोन्सरिङ अर्गनाइजेसन्स् वा ट्रिडवे कमिसनको अवधारणा अनुसार आन्तरिक नियन्त्रणका निम्न उद्देश्यहरु रहेका छन्–
सञ्चालनगत उद्देश्य ः कार्यसञ्चालनमा प्रभावकारिता तथा कार्यदक्षता ल्याउनु
प्रतिवेदनगत उद्देश्य ः वित्तीय प्रतिवेदनलाई विश्वसनीय तथा भरपर्दो बनाउनु
परिपालनागत उद्देश्य ः प्रचलित नियमकानूनको परिपालना गर्नुगराउनु
यसरी हेर्दा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रमुख उद्देश्य भनेको संगठनको कार्यसञ्चालनमा प्रभावकारिता र दक्षता ल्याई मितव्ययीता र नियमितताका आधारमा कार्यविधि पालनको सुनिश्चितता तथा वित्तीय प्रतिवेदनको विश्वसनीयता सुनिश्चित गर्नु हो भन्न सकिन्छ ।
५. आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रक्रिया
आन्तरिक नियन्त्रण आफैमा पद्दति र प्रणालीमा आधारित अनुमानयोग्य र वस्तुगत तथ्यहरुमा आधारित एक प्रक्रिया हो । यसमा वैयक्तिक, विषयगत र मनोगत लहडहरु होइन पूर्वनिर्धारित मापदण्ड र मानक तथा बस्तुनिष्ठ मूल्याङ्कनका आधारहरु हुनुपर्छ । निर्धारित उद्देश्य र लक्ष्य प्राप्तिका दिशामा उपलव्ध प्रगतिको मापनयोग्य कार्यमानहरु तयार गरी तिनका आधारमा कार्यसम्पादनको मूल्याङ्कन गर्ने, विचलन भेटिएमा त्यसको कारण, मात्रा र सुधारको उपायको विश्लेषण तथा लेखाजोखा गर्ने जस्ता कार्य आन्तरिक लेखापरीक्षणको निरन्तर सञ्चालनको चक्रीय प्रक्रियामा पर्दछन् । यस प्रक्रियालाई निम्न चक्रमा देखाउने गरिन्छ –
माथिको चक्रमा देखाईएका चार चरणहरु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको निरन्तर चलिरहने प्रक्रियाका क्रमबद्ध चरणहरु हुन् । तिनमा क्रमिकता रहेको हुन्छ । कार्यसम्पादनको मूल्याङ्कन र लेखाजोखाका लागि वस्तुगत मानकहरु निर्धारण गरिसकेपछि तिनै कार्यमानका आधारमा दास्रो चरणमा कार्यसम्पादनको मापन गरिन्छ । त्यस मापन वा परीक्षणबाट कुनै कैफियत वा विचलन देखिएमा त्यसको कारण, प्रभाव र आगामी दिनमा चाल्नुपर्ने कदमको निक्र्यौल गर्न आवश्यक छलफल बहस र मन्थन हुन्छ । प्राप्त निर्णय वा निचोडका आधारमा मात्र सुधारात्मक कदम चालिन्छ । र यो क्रम निरन्तर चलिरहन्छ ।
६. आन्तरिक नियन्त्रणका तत्वहरु
कोसो (ऋइक्इ) फ्रेमओर्क अनुसार आनतरिक नियन्त्रणका पाँच तङ्खवहरु र सत्र सिद्धान्तहरु छन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीका नियन्त्रणको वातावरण, जोखिम मूल्याङ्कन, नियन्त्रण क्रियाकलाप, सूचना तथा सञ्चार र अनुगमन समेत पाँच तङ्खवहरु पर्दछन् जुन एकापसमा घनिष्ट सम्बन्ध राख्दछन् । नैतिक मूल्य र व्यावसायिक व्यवहार व्यवहारलाई प्रोत्साहन गर्ने, अनियमितता र स्वर्थ बाझेको प्रति शून्य सहनशीलता देखाउने, नीति र विधिको पूर्ण परिपालना गर्नेगराउने कुराको सुनिश्चितता गर्ने जस्ता वस्तुस्थितिको नियन्त्रणजन्य क्रियाकलाप नियन्त्रणको वातावरण अन्तर्गत पर्दछन् । सबै कर्मचारीलाई नीति, विधि र कार्यविवरण उपलव्ध हुने गरी वितरण गर्ने, जानकारी गराउने र त्यसको कार्यान्वयनमा समन्वय (कगउउयचत) गर्ने, नैतिक मूल्यप्रति कर्मचारीको प्रतिबद्धता सुनिश्चित गर्ने आदि कार्यहरुले वस्तुगत वातावरणको नियन्त्रणमा सहयोग पु¥याउँछ ।
व्यवस्थापकले समयमै जोखिमयुक्त क्षेत्रको पहिचान गरी उद्देश्य प्राप्तिमा हुनसक्ने जोखिमको न्यूनीकरण गर्नुपर्ने हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको अर्को महत्वपूर्ण तङ्खव जोखिमको मूल्याङ्कन र व्यवस्थापन पनि हो । जोखिम भन्नाले आउनुपर्ने आयको रकम प्राप्त नहुनु वा प्राप्त आयको उचित अभिलेखीकरण र लेखापालन नहुनु, चल÷अचल सम्पत्ति र स्रोतको कार्यदक्षतापूर्ण उपयोग नहुनु, स्रोतसाधनको प्रयोग लक्ष्य प्राप्तिका लागि हुन नसक्नु, संस्थागत सम्पत्तिको वैयक्तिक वा निजी हीतमा प्रयोग हुनु, निर्णय निर्माणका लागि प्राप्त हुने सूचना गलत हुनु, समयमा सही सूचना प्राप्त नहुनु जस्ता अनिश्चितताहरुलाई बुझिन्छ । कतिपय जोखिमहरु नियन्त्रणबाहिर हुन पनि सक्छन् । त्यस्ता जोखिमहरुको समयमै पहिचान गर्न सकेमा सम्भावित क्षति कम गर्न सकिन्छ त्यसैले जोखिमको पहिचान गरी जोखिम नियन्त्रण लागतको समेत विश्लेषण गरेर नियन्त्रणको सही उपाय अपनाउनुपर्ने हुन्छ ।
संगठनमा सकेसम्म निर्धारित लक्ष्यको प्राप्तिलाई सुनिश्चित गर्ने किसिमका क्रियाकलापलाई व्यवस्थित गर्नु आवश्यक हुन्छ । लागत स्थिति, आन्तरिक द्वन्द्व, मानवीय त्रुटी, व्यवस्थापकीय सीप र दक्षता जस्ता विषय र कारणहरुले संगठनको उद्देश्य प्राप्ति शत्प्रतिशत सुनिश्चित भन्ने हुन सक्दैन तसर्थ नियन्त्रण क्रियाकलापहरु पनि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीको एक अवयव वा तङ्खवका रुपमा रहेका हुन्छन् । कारोबारको उठान वा आरम्भ गर्ने र त्यसलाई सदर गर्ने अधिकार सीमित र विशेष व्यक्तिमा राख्ने, कारोबारको प्रकार वा कारोबार रकमको खयगिmभ का आधारमा अधिकारको सीमा निर्धारण गर्ने, कारोबारका सबै चरणमा एकै व्यक्तिको जिम्मेवारी र अधिकार नहुने गरी कार्य विभाजन गर्ने, स्वार्थको द्वन्द्व वा स्वार्थ बाझिने गरी कार्य विभाजन नगर्ने, जिन्सी सम्पत्तिको सुरक्षार्थ कुनै सम्पत्तिमा जुन कर्मचारीको भौतिक पहुँच हुन्छ त्यही व्यक्तिलाई सो सम्पत्तिको स्रेस्ता अभिलेख राख्ने जिम्मेवारी नदिने, जिन्सी सम्पत्तिसम्मको भौतिक पहुँच सीमित व्यक्तिलाई मात्र दिने, आवधिक रुपमा सम्पत्ति र त्यसको लेखाअभिलेख चभअयलअष्ष्बितष्यल गर्ने, कारोबारहरुको अभिलेखीकरण र लेखापालन व्यवस्थित र संगठित रुपमा राख्ने जस्ता क्रियाकलापहरुलाई नियन्त्रण क्रियाकलाप अन्तर्गत राख्न सकिन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा सूचना तथा सञ्चार प्रणालीको भूमिका पनि निकै नै रहेको हुन्छ । यसले एकातिर सम्पूर्ण कर्मचारीलाई लिखित नीति र कार्यविधि, संगठनको लक्ष्य र उद्देश्यहरु, अर्गनाइजेसनल चार्टस्, दरबन्दी संरचना र पदसोपान, कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन, प्रगति विवरणहरु, तालिम कार्यक्रमहरु, प्रतिवेदनहरु सम्बद्ध विभिन्न सूचनाहरु माथिबाट तलतिर प्रवाह गरी सुसूचित गर्दछ भने अर्कातिर कार्यसञ्चालन स्तरको संरचनाबाट माथिल्लो व्यवस्थापकीय तहसम्म त्यस्ता आवश्यक सूचनाहरु प्रवाह गरी निर्णय प्रक्रियामा सहयोग पु¥याउँदछ ।
आन्तरिक नियन्त्रणको सर्वाधिक महङ्खवपूर्ण कुरा अनुगमन, सुपरिवेक्षण र मूल्याङ्कन पनि हो । अझ आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली नै अनुगमन प्रणाली हो भन्दा फरक पर्दैन । अन्य जेजस्ता व्यवस्था गरिए पनि तिनको कार्यान्वयनको निश्चयका लागि अनुगमन आवश्यक पर्दछ । कार्यसम्पादन र सञ्चालन अपेक्षाकृत भएनभएको निश्चित गर्नका लागि अनुगमन र सुपरीवेक्षण अत्यावश्यक हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले ठीकसँग काम गरेको छ छैन भन्ने कुरा एकीन गरी कुनै पोलिसी, रणनीति तर्जुमा वा वातावरणमा आवश्यक परिवर्तनको पहिचान गर्ने कार्य सुपरीवेक्षणमा गरिन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रणका पाँच तङ्खव र सत्र सिद्धान्तहरुको अन्तरसम्बन्ध र समग्र आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रभावकारी सञ्चालनका लागि संगठनको स्वरुप, आकार, जटिलता, क्रियाकलाप नियमनको स्तर आदि कुराहरु दृष्टिगत गर्नुपर्ने हुन्छ ।
६.१ पहिलो तङ्खव ः नियन्त्रण वातावरण
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न पाँच ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
१) निष्ठा एवम नैतिक मान्यता उपर प्रतिबद्धताको सिद्धान्त
२)नियमनकारी जिम्मेवमरीको प्रयोगको सिद्धान्त
३) संरचना, अधिकार तथा जिम्मेवारी निर्धारणको सिद्धान्त
४) सक्षमताप्रति प्रतिबद्धताको सिद्धान्त
५) जवाफदेहिता कार्यान्वयनको सिद्धान्त
६.२ दोस्रो तङ्खव ः जोखिम विश्लेषण
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न चार ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
६) सुहाउँदा उद्देश्य निर्धारणको सिद्धान्त
७) जोखिमहरुको सही पहिचान र विश्लेषणको सिद्धान्त
८) छलकपट हुने जोखिम विश्ल्ेषणको सिद्धान्त
९) प्रधान परिवर्तनहरुको पहिचान र विश्लेषणको सिद्धान्त
६.३ तेस्रो तङ्खव ः नियन्त्रण क्रियाकलाप
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न ३ ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
१०) नियन्त्रण क्रियाकलाप छनोट तथा विकासको सिद्धान्त
११) प्रविधिको सामान्य नियन्त्रण र छनोटको सिद्धान्त
१२) नीति तथा कार्यविधि मार्फत नियन्त्रणको सिद्धान्त
६.४ चौथो तङ्खव ः सूचना तथा सञ्चार
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न ३ ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
१३) सम्बन्धित सूचना उपयोगको सिद्धान्त
१४) आन्तरिक सञ्चारको सिद्धान्त
१५) बाह्य सञ्चारको सिद्धान्त
६.५ पाँचौँ तङ्खव ः अनुगमन क्रियाकलाप
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न २ ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
१६) क्रमागत तथा छुट्टै मूल्याङ्कनको सिद्धान्त
१७) कमीकमजोरीको मूल्याङ्कन तथा सञ्चारको सिद्धान्त
यसरी माथि उल्ल्ेखित तङ्खव र सिद्धान्तहरुका आधारमा आनतरिक नियन्त्रण प्रणालीको संयन्त्र क्रियाशील हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीको ढाँचा निर्माण गर्दा कार्यनीतिगत, प्रक्रियागत र नतिजा वा कार्यकुशलता नियन्त्रण गरी तिन पक्षमा ध्यान दिनुपर्छ । समष्टिगत नीति, कार्यनीतिका विषयहरु, क्षेत्रगत नीति, योजना, बजेट तथा कार्यक्रम आदिलाई मध्यनजर गर्दै कर्मचारी नियन्त्रण, खरिद तथा सेवा प्रवाहका प्रक्रियाहरुमा नियन्त्रण गर्नु आवश्यक हुन्छ । गन्तव्य तथा आवधिक तथा वार्षिक लक्ष्य सम्बन्धी विषयहरु वाञ्छित मापदण्डको वस्तुगत मानकका आधारमा मूल्याङ्कन पनि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा गर्नुपर्ने हुन्छ ।
७. नेपालमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली
आन्तरिक नियन्त्रणसम्बन्धमा नेपालमा विभिन्न संवैधानिक, कानूनी र संरचनागत व्यवस्थाहरु रहेका छन् । तिनको अभ्यास पनि भइरहेका छन् । ती व्यवस्थालाई देहायबमोजिम प्रस्तुत गर्न सकिन्छ –
नेपालको संविधानमा कानून बमोजिमबाहेक कुनै कर लगाइने छैन र उठाइने छैन (धारा ११५) भनिएको छ । त्यस्तै संघीय सञ्चित कोषमाथि व्ययभार हुने रकम, विनियोजनसम्बन्धी आर्थिक ऐनबमोजिम खर्च हुने रकम र आकस्मिक कोषका हकमा कानूनी व्यवस्था बमोजिम हुने खर्चबाहेक सरकारी कोषबाट कुनै रकम झिक्न सकिने छैन (धारा ११७) भनी व्यवस्था गरेको छ । ठीक यस्तै प्रकारबाट संविधानको धारा २०३ र २०५ ले कर लगाउने र प्रदेश सञ्चित कोषबाट खर्च गर्ने कुरामा प्रदेश सरकारलाई नियन्त्रण गरेको छ । धारा २२८ मा स्थानीय सरकारलाई कर लगाउन, ऋण लिन तथा धारा २२९ ले स्थानीय सञ्चित कोषबाट खर्च गर्ने कुरामा कानूनी नियन्त्रणको व्यवस्था गरेको छ । त्यस्तै नेपालको संविधानको धारा २४१ मा सरकारी कार्यालयले लेखा राख्दा महालेखा परीक्षकले तोकेको ढाँचामा राख्नुपर्ने र त्यसरी राखिएको लेखाको लेखापरीक्षण कानूनबमोजिम नियमितता, मितव्ययिता, कार्यदक्षता, प्रभावकारिता र औचित्य समेतको विचार गरी महालेखा परीक्षकबाट स्वतन्त्र लेखापरीक्षण गरिने कुरा सुनिश्चित गरिएको छ ।
आर्थिक कार्यविधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्व ऐन, २०७६ ले आन्तरिक नियन्त्रणसम्बन्धी विभिन्न व्यवस्थाहरु गरेको छ । संघ, प्रदेश र स्थानीय तहका सबै सरकारी कार्यालयहरुले आप्mनो र अन्तर्गतका कार्यालयहरुको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गरी लागु गर्नुपर्छ । लेखा उत्तरदायी अधिकृतले आफैँ वा आफू मातहतको वरिष्ठ अधिकृत मार्फत कार्यालयको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली प्रभावकारी रुपले कार्यान्वयन भएनभएको सम्बन्धमा नियमित रुपमा निरीक्षण वा सुपरीवेक्षण गर्नु वा गराउनुपर्ने व्यवस्था छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली एवम् आन्तरिक तथा अन्तिम लेखापरीक्षण प्रतिवेदनको कार्यान्वयनका लागि प्रत्येक मन्त्रालय वा निकायमा देहाय अनुसार आन्तरिक नियन्त्रण समिति रहने व्यवस्था उक्त ऐनको दफा ३२ मा रहेको छ –
क) सम्बन्धित मन्त्रालय वा निकायको लेखा उत्तरदायी अधिकृत वा निजले तोकेको अधिकृत – संयोजक
ख) सम्बन्धित निकायको योजना महाशाखा प्रमुख – सदस्य
ग) सम्बन्धित निकायको प्रशासन महाशाखा प्रमुख – सदस्य
घ) संयोजकले तोकेको सम्बन्धित निकायमा कार्यरत विषयक्षेत्रको ज्ञान तथा अनुभव भएको सम्बन्धित पदाधिकारी – सदस्य
ङ) सम्बन्धित निकायको अनुगमन महाशाखा वा शाखा प्रमुख – सदस्य
च) सम्बन्धित निकायको आर्थिक प्रशासन प्रमुख – सदस्य सचिव
यस समितिले आप्mनो कार्यालय वा निकाय र मातहतका कार्यालयबाट सम्पादन गरिने कार्यहरु दक्षतापूर्ण एवम् मितव्ययी रुपमा सम्पादन गरी नतिजाउन्मुख गराउने, वित्तीय जोखिम न्यूनीकरण गर्ने, वित्तीय विवरणलाई विश्वसनीय बनाउने तथा लेखापरीक्षणबाट कायम बेरुजु फछ्र्यौट गरी गराई आनतरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई सुदृढ एवम् प्रभावकारी बनाउन आवश्यक काम गर्ने व्यवस्था ऐनले गरेको छ ।
स्थानीय तहहरुले आप्mनो कार्यालयबाट सम्पादन गरिनुपर्ने कार्य मितव्ययी, प्रभावकारी, नियमितता र कार्यदक्षतापूर्ण ढङ्गबाट सम्पादन गर्न वित्तीय प्रतिवेदन प्रणालीलाई विश्वसनीय बनाउन तथा प्रचलित कानूनबमोजिम कार्यसम्पादन गर्न आआप्mनो कामको प्रकृति अनुसारको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गरी कार्यान्वययन गर्नुपर्ने व्यवस्था स्थानीय सरकार सञ्चालन ऐन २०७४ ले गरेको छ । यसरी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गर्दा कामको प्रकृति अनुरुप जोखिम क्षेत्रको पहिचान, नियन्त्रणको वातावरण, सूचनाको आदानप्रदान, अनुगमन तथा मूल्याङ्कन जस्ता विषयलाई समेट्नुपर्ने व्यववस्था ऐनको दफा ७८ मा रहेको छ । उक्त व्यवस्था अनुसार आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको अनुगमन गर्नका लागि गााउँपालिका वा नगरपालिकाको अध्यक्ष, प्रमुख वा जिल्ला समन्वय समितिको प्रमुख आफैँले वा जिम्मेवार अधिकारी तोकी अनुगमन गर्ने र त्यस क्रममा देखिएका त्रुटीलाई सुधार गरी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई सुदृढ बनाउने जिम्मेवारी पनि उनीहरु (स्थानीय तहका प्रमुख वा अध्यक्ष) कै हुने व्यवस्था रहेको छ । गाउँपालिका तथा नगरपालिकाले सार्वजनिक सेवा प्रवाहलाई पारदर्शी, उत्तरदायी र जवाफदेही बनाउन सार्वजनिक परीक्षण, सामाजिक परीक्षण तथा सार्वजनिक सुनुवाइ जस्ता कार्यक्रम सञ्चालन गर्नुपर्छ ।
स्थानीय तहको आनतरिक नियन्त्रण प्रणाली दिग्दर्शनले आनतरिक नियन्त्रण कायम गर्न सङ्गठनका पदाधिकारी र कर्मचारीहरु र कर्मचारीहरु एवम् अन्य सरोकारवालाहरुको भूमिका र जिम्मेवारी देहाय अनुसार रहने कुरा उल्लेख गरेको छ –
पदाधिकारी÷सरोकारवाला भूमिका÷जिम्मेवारी
नीति निर्माता तथा कार्यकारीहरु नियन्त्रण वातावरण निर्माण गर्ने, नियमहरु तय गर्ने, समग्र आन्तरिक नियन्त्रण कार्यको अनुगमन गर्ने
व्यवस्थापकहरु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली सम्बन्धी समग्र क्रियाकलापहरुको सङ्गठन गर्ने, जस्तै ः संरचना तयार गर्ने, कार्यान्वयन गर्ने, सुपरीवेक्षण गर्ने र अभिलेखाङ्कन गर्ने
कर्मचारीहरु क्रियाकलापहरुको सञ्चालन, प्रतिवेदन र आचारसंहिता पालन गर्ने एवम् देखिएका समस्याहरुबारे सूचना गर्ने
आन्तरिक लेखापरीक्षक आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको परीक्षण एवम् सोको प्रभावकारिताको मूल्याङ्कन गरी सुधारका लागि सुझाव दिने
विधायक र नियामक निकायहरु आन्तरिक नियन्त्रण कायम गर्न ऐन, नियम र मापदण्डहरु तोक्ने र निर्देशनहरु जारी गर्ने
अन्तिम लेखापरीक्षक प्रचलित कानून बमोजिम वित्तीय, कार्यमूलक लगायतका विधि प्रयोग गरी प्रतिवेदनमार्फत आनतरिक नियन्त्रणमा सघाउने
अन्य पक्षहरु (सर्वसाधारण जनता, सेवाग्राही र आपूर्तिकर्ता) कार्यालयको सेवाप्रवाहबारे अतःक्रिया गरी उपलब्धिबारे सूचना र पृष्ठपोषण दिने
माथि उल्ल्ेख गरिएका नीतिगत, कानूनी र अन्य व्यवस्थाहरुबाहेक नेपालमा सार्वजनिक खरिद प्रणाली, बजेट प्रणाली, संस्थागत सुशासन, लेखापरीक्षण प्रणाली तथा सेवा प्रवाह सम्बन्धी विभिन्न परम्परा र अभ्यासहरुमा पनि आन्तरिक नियन्त्रणात्मक क्रियकलाप र प्रक्रियाहरु विद्यमान देखिन्छन् । खरिद गुरुयोजना र वार्षिक खरिद योजना बनाउनुपर्ने व्यवस्था, खरिद कार्य गर्न छुट्टै खरिद एकाइको व्यवस्था, मालसामान भण्डार गर्न छुट्टै भण्डार एकाइ, गुणस्तर तथा मात्राको परीक्षणका लागि भौतिक तथा जिन्सी परीक्षण गर्ने व्यवस्था र यस्ता व्यवस्थापनको कार्यान्वयन तथा अभ्यासबाट पनि नोपलमा आन्तरिक नियन्त्रण कायम भइरहेको देखिन्छ ।
८. निष्कर्ष
स्रोतको उपयोगमा मितव्ययिता तथा कार्यदक्षता ल्याई सांगठनिक लक्ष्य प्राप्तिमा सफलता प्राप्त गर्न निरन्तर रुपमा गरिने अनुगमन, सुपरीवेक्षण, मूल्याङ्कन, लेखापरीक्षण, जोखिम विश्लेषण जस्ता कार्यहरु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका अवयव हुन् । यिनले संगठनका कर्मचारी र व्यवस्थापकहरुलाई जवाफदेही र कर्तव्यप्रति प्रतिबद्ध बनाई समग्र संगठनको उत्पादन र उत्पादकत्व अभिवृद्धि गर्न मद्दत पु¥याउँछन् । ननबजेटरी खर्चमा रोक, बेरुजु फछ्र्यौट, सम्पत्तिको सुरक्षा, जोखिमको पहिचान र न्यूनीकरण तथा संस्थागत सुशासन कायम गरी सेवाग्राही तथा सरोकारवालाहरुको विश्वास जित्न संगठनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली जरुरी हुन्छ ।
नेपालमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका सन्दर्भमा विभिन्न नीतिगत, कानूनी र व्यावहारिक अभ्यासहरु पनि भइरहेका देखिन्छन् । कुनै पनि कुरा पूर्णरुपले व्यवस्थित भएको भन्ने हुँदैन । जहिले पनि त्यसमा थप सुधारको गुन्जाइस रही नै रहेको हुन्छ । नेपालका सार्वजनिक संगठनहरुमा पनि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा गर्न बाँकी थुप्रै कामहरु छन् । आत्मअनुशासित तथा आत्मप्रेरित कर्मचारीबाट पेशागत निष्ठा तथा उच्च नैतिक मूल्य कायम गर्न संगठनले लिने रणनीति र कायम गर्ने उद्देश्य आन्तरिक नियन्त्रणको वातावरणका लागि पहिलो आधार हुन् । जोखिम रोकथाम तथा मानव संसाधनको प्रभावकारी व्यवस्थापनबाट कर्मचारीलाई आप्mनो कामप्रति उत्प्रेरित तथा उत्तरदायी बनाउने कार्यले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको गुणस्तरलाई समेत निर्देशित गर्दछ । संगठनको उद्देश्य हासिल गर्ने सम्बन्धमा रहेका जोखिमको पहिचान तथा मूल्याङ्कन गरी जोखिमहरुको सम्बोधन वा समाधानका लागि उपयुक्त उपायहरु अवलम्बन गर्नु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रमुख विषय हो भन्न सकिन्छ ।
अधिकार र कर्तव्यको विभाजन गरी परीक्षण र सन्तुलनका माध्यमबाट संगठनमा नियन्त्रणका क्रियाकलापहरु सञ्चालन गर्न सकिन्छ । कार्यसञ्चालन प्रक्रिया र क्रियाकलापहरुको पुनरावलोकन एवम् सुपरीवेक्षेण गरी जोखिमको पहिचानमूलक तथा रोकथाममूलक उपायहरुको कार्यान्वयन गर्नु नियन्त्रण प्रणालीको अर्को उद्देश्य हो । संगठनको कार्यसञ्चालनलाई सही किसिमले निर्देशित वा नियन्त्रण गर्न प्रभावकारी सूचनाप्रणाली स्थापना गरी आन्तरिक र बाह्य सान्दर्भिक, आवश्यक, यथार्थ र पूर्ण सूचनाहरु यथासमयमै प्रवाह गर्नुपर्ने हुन्छ । त्यसैले सही समयमा सही निर्णय लिई आन्तरिक नियन्त्रणलाई प्रभावकारी बनाउन सूचना तथा सञ्चार प्रणाली पनि उत्तिकै आवश्यक हुन्छ । तिनै सूचनाका आधारमा अनुगमन मूल्याङ्कन गर्ने र पृष्ठपोषण समेतका आधारमा संगठनका लक्ष्य प्राप्त गर्न आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीको प्रभावकारी व्यवस्थापनबाट परिवर्तनलाई आत्मसात तथा अनुकुलन गर्न सकिन्छ ।
– भरत कुमार साउद
१. विषय प्रवेश
वास्तवमा सङ्गठन गर्नु वा सङ्गठित हुनु मानिसको स्वभाव र नैसर्गिक आवश्यकता हो । त्यसैले मानव सभ्यताको इतिहास जति पुरानो छ, साङ्गठनिक उद्विकासको इतिहास त्यसभन्दा पनि पुरानो भएको अनुमान गर्न सकिन्छ । सङ्गठनका औपचारिक सिद्धान्त र अवधारणा नयाँनयाँ आए होलान् तर त्यसको अभ्यास भने मानिस सुरु देखि नै गर्दै आइरहेको छ । ठिक त्यसै गरी सङ्गठन भित्र नियन्त्रण र नियमनका क्रियाकलापहरु सुरु देखि नै भइरहेकै हुन् यद्यपि आधुनिक व्यवस्थापन शास्त्रमा आन्तरिक नियन्त्रण एक नयाँ अवधारणा हो ।
अमेरिकन इन्स्टिच्युट अफ एकाउन्टेन्टस्ले सर्वप्रथम सन् १९४९ मा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणली भन्ने पदावलीको प्रयोग गरेको र पछि सन् १०५८ र १९७२ मा यसमा थप प्रकाश पारेको भन्ने उल्लेख भएको पाइन्छ । खास गरी सन् १९८० को दशकपछि वित्तीय सूचनाहरुको सुरक्षाका लागि आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी व्यवस्था ठूला कम्पनीहरुमा औपचारिक रुपमा नै गर्न थालिएको देखिन्छ । कमिटी अफ स्पोन्सरिङ अर्गनाइजेसन्स् ९ऋइक्इ० को सन् १९९२ को प्रतिवेदन र सारबेन्स अक्स्ले एक्ट, सन् २००२ ले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीको बारेमा अद्यावधिक परिभाषा प्रदान गरेका छन् ।
९हेर्नुः जततउकस्ररधधध।चभकभबचअजनबतभ।लभतरउगदष्अिबतष्यलरघछण्छघण्द्धघठ० सुरुआतमा वित्तीय क्रियाकलापहरुको अभिलेखमा शुद्धता रहेनरहेृको परीक्षण गरी लेखापालनको समीक्षामा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणली सीमित रहेको थियो । पछि विकास परियोजनाहरुको अभ्यास हुन थालेपछि यसले आनतरिक नियन्त्रणको प्रभावकारिता परीक्षण गर्ने एक साधनका साथै उच्च व्यवस्थापकहरुलाई आवश्यक सूचनाहरु प्रदान गर्ने माध्यमका रुपमा समेत विस्तारित हुन गयो । आज कुनै पनि सङ्गठनमा सूचनाको सुरक्षा, अद्यावधिक सूचनाको सम्प्रेषण, निर्णय निर्माण, रणनीति विकास र वाञ्छित प्रगतिका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणली अति नै महङ्खवपूर्ण रहेको देखिन्छ ।
२. आन्तरिक नियन्त्रणको अवधारणा
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली व्यावसायिक जोखिम व्यवस्थापनका साथै आनतरिक तथा बाह्य वातावरणमा हुने परिवर्तन व्यवस्थापनको गतिशील प्रक्रिया हो । संगठनात्मक स्वरुप र ढाँचा, मौजुदा विधि, प्रक्रिया नीति र कानून, कार्यसञ्चालनका अभ्यास र परम्परा, भौतिक तथा मानवीय समस्या र चुनौतीको सामनाका सन्दर्भमा निर्दिष्ट प्रणालीका आधारमा व्यवहारमा देखिन सक्ने गल्ती, कमजोरी र अनियमितताको रोकथाम र उपचार गर्ने वृहत प्रणली नै आन्तरिक नियन्त्रण प्रणली हो । उक्त प्रणालीमा देहायका आयामहरु हुन्छन् –
उपयुक्त लेखाप्रणाली
प्रभावकारी लेखापरीक्षण र भरपर्दो वित्तीय प्रतिवेदन प्रणाली
कानून, नीति, निर्देशिकाहरुको अनुपालन
जोखिम नियन्त्रणका लागि पूर्वानुमान, योजना तर्जुमा र कार्यान्वयन
निरन्तर अनुगमन, मूल्याङ्कन र सुपरीवेक्षण
निर्धारित उद्देश्य प्राप्तिको सुनिश्चितताका लागि क्रियाशीलता
यसरी हेर्दा संगठनमा कारोबारहरुको उचित अभिलेखीकरण, सम्पत्तिको सुरक्षा, गल्ती र अनियमितताको पहिचान, रोकथाम र नियन्त्रण, कानूनको परिपालना, प्रभावकारी र कार्यप्रवीर्णतापूर्ण कार्यसम्पादनका माध्यमले अन्ततः सङ्गठनको लक्ष्य र उद्देश्यको प्राप्ति गर्नु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको साध्य हो । एकदमै सरल वाक्यमा भन्नुपर्दा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली भनेको संगठनको निर्धारित उद्देश्य प्राप्त गर्न जोखिमहरुको न्यूनीकरण, चुनौतीहरुको सामना र रणनीतिहरुको उपयोग गर्ने योजनाबद्ध सुझबुझको घोषित प्रक्रिया हो ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको कार्यसम्पादन निरन्तर रुपमा सञ्चालन गरी एवम् स्रोतसाधनको परिचालनमा नियमितता, कार्यदक्षता, प्रभावकारिता र जवाफदेहिताको अभिवृद्धि गरी संगठनलाई गतिशील तुल्याउन सहयोग पु¥याउँदछ । यसले नीति तथा कानूनले निर्धारण गरेका प्रक्रियाको पालना भएनभएको, स्रोतसाधन तथा सम्पत्तिको उपयोग उचित किसिमले भएनभएको सम्बन्धमा निरन्तर रुपमा परीक्षण, सुपरीवेक्षण तथा अनुगमन गरी जोखिम न्यूनीकरण गर्न सहयोग पु¥याउँछ ।
जसरी संगठनको उद्देश्य प्राप्तिमा प्रमुख जिम्मेवारी उच्च व्यवस्थापन समूह र प्रमुख व्यवस्थापकको हुन्छ, त्यसरी नै आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको तर्जुमा, प्रभावकारी कार्यान्वयन, अनुगमन र सुधार गरी लक्ष्य प्राप्तिमा सहजता सिर्जन गर्ने प्रमुख भूमिका पनि उनीहरुकै हुन्छ । संगठनको लक्ष्य प्राप्तिमा सहयोगी सिद्ध हुने आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रभावकारी कार्यान्वयन गर्दै संस्थाको आर्थिक अवस्था सुदृढ गर्ने, संस्थागत सम्पत्तिको हिफाजत गर्ने, मानव संसाधनको सुरक्षा गर्ने, कानूनको प्रभावकारी कार्यान्वयन र पालना गर्ने गराउने जिम्मेवारी मूलतः व्यवस्थापकको हुने हुँदा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा प्रमुख व्यवस्थापकको भूमिका निकै नै महङ्खवपूर्ण हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रभावकारी कार्यान्वयनबाट संगठनमा वित्तीय तथा प्रशासनिक जालसाजी, अनियमितता, दुरुपयोग, हानीनोक्सानी र त्रुटीपूर्ण वा अनुपयुक्त क्रियाकलाप हुनबाट रोकथाम गरी मानव स्रोत तथा अन्य स्रोतसाधनको उच्चतम सदुपयोग गरी संस्थागत सुशासन कायम गर्न सहज हुन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण कुनै पनि संगठनको कार्यसञ्चालनमा रहेका जोखिमहरुको न्यूनीकरण गरी संगठनात्मक लक्ष्य र उद्देश्य हासिल गर्ने महङ्खवपूर्ण प्रक्रिया हो । यसले व्यवस्थापनका आधारभूत प्रक्रियाहरु जस्तै योजना, कार्यान्वयन, नियन्त्रण, अनुगमन जस्ता विषयहरुलाई एकत्रित गरी कार्यसम्पादनलाई प्रभावकारी बनाउँछ ।
३. आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका विशेषता
माथि उल्लेख गरिएको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको परिचयात्मक अवधारणा बाट यसका विशेषताहरु स्पष्ट भइ नै सकेको छन् । अझ स्पष्टताका लागि एक सफल संगठनका लागि प्रभावकारी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा हुनुपने विशेषताहरुलाई देहायबमोजिम प्रस्तुत गर्न सकिन्छ –
ज्ञ। लचकदार अर्थात् वातावरणीय परिवर्तनसँग अनुकूलता ल्याउन तुरुन्त मोडिफाई गर्न सकिने
द्द। समयोचित सूचना प्राप्त गरी निर्णय लिन सहयोगी हुने
घ। मनोगत नभई वस्तुगत र तथ्यगत सूचनामा आधारित
द्ध। अनावश्यक खर्च नगरी न्यूनतम लागतमा अधिकतम नतिजा प्राप्त गर्ने
छ। योजनाबद्धता र निर्धारित कार्यमानका आधारमा कार्यसम्पादनको मूल्याङ्कन गर्ने
ट। सूचनामा अत्यन्त शुद्धता भएको
ठ। प्रयोगकर्ताले बुभ्mने र सजिलै प्रयोग गर्न सक्ने प्रणाली
ड। प्रमुख निर्णायक क्षेत्र र कार्यमा नियन्त्रण कायम गर्ने
ढ। भविष्यमुखी भएको र सुधारात्मक कार्यमा केन्द्रित
४. आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको महत्व र उद्देश्य
संगठनको कार्यसञ्चालन व्यवस्थित, सिलसिलाबद्ध, नियमित रुपमा सञ्चालित, प्रचलित कानूनी व्यवस्थाको परिपालना, वित्तीय प्रतिवेदनको विश्वसनीयता, गुणस्तरीयता र प्रभावकारितामा अभिवृद्धि, स्रोतसाधन तथा सम्पत्तिको दुरुपयोग, हिनामिना र हानीनोक्सानी हुनबाट रोक्ने उद्देश्यले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालकिो तर्जुमा गरिएको हुन्छ । यही उद्देश्यसहित कार्यान्वयन गरी प्रतिफल प्राप्त गरिने वा संस्थाको लक्ष्य हासिल गरिने हुँदा आधुनिक व्यवस्थापन र सांगठनिक व्यवस्थापनको क्षेत्रमा आन्तरिक नियन्त्रणको महत्व निकै नै रहेको छ । यसको महत्वलाई निम्नानुसार बुदागत रुपमा उल्लेख गर्न सकिन्छ –
ज्ञ। व्यवस्थापकीय निर्णयका लागि आवश्यक वित्तीय सूचनाहरु प्रदान गर्दछ जसबाट उचित व्यवस्थापकीय निर्णय निर्माणमा योगदान पुग्दछ ।
द्द। कानूनको पूर्ण परिपालनाको सुनिश्चितताका लागि अनियमितता, बेथिति र अपचलनबाट जोगाउँछ
घ। आन्तरिक नियन्त्रण बिना संगठनको उत्पादन र उत्पादकत्व वृद्धि गर्न सकिदैन, कारोबारहरुमा जटिलता सिर्जना हुन्छ र समय र लागतको अत्यधिक वृद्धि भई कार्यहरु अर्थहीन हुनपुग्छन् तसर्थ त्यसबाट बँच्न प्रभावकारी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली आवश्यक हुन्छ ।
द्ध। वाञ्छित दायरामा आन्तरिक नियन्त्रणले क्रियाकलापको प्रभावकारिता र कार्यप्रवीर्णता अभिवृद्धि गरी लक्ष्य प्राप्तिलाई सुनिश्चित गर्दछ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको कार्यहरु क्रमबद्ध, नैतिक रुपमा सबल, मितव्ययी, दक्षतापूर्वक र प्रभावकारी रुपमा सम्पादन गरी जवाफदेहिता अभिवृद्धि तथा प्रचलित कानूनको परिपालना गराई स्रोतसाधनको अपव्यय तथा हानी नोक्सानी हुनबाट बचाउने हुँदा यसको उद्देश्य र महत्व दुबै नै स्पष्ट र अन्तःसम्बन्धित छन् । कोसो (कमिटी अन स्पोन्सरिङ अर्गनाइजेसन्स् वा ट्रिडवे कमिसनको अवधारणा अनुसार आन्तरिक नियन्त्रणका निम्न उद्देश्यहरु रहेका छन्–
सञ्चालनगत उद्देश्य ः कार्यसञ्चालनमा प्रभावकारिता तथा कार्यदक्षता ल्याउनु
प्रतिवेदनगत उद्देश्य ः वित्तीय प्रतिवेदनलाई विश्वसनीय तथा भरपर्दो बनाउनु
परिपालनागत उद्देश्य ः प्रचलित नियमकानूनको परिपालना गर्नुगराउनु
यसरी हेर्दा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रमुख उद्देश्य भनेको संगठनको कार्यसञ्चालनमा प्रभावकारिता र दक्षता ल्याई मितव्ययीता र नियमितताका आधारमा कार्यविधि पालनको सुनिश्चितता तथा वित्तीय प्रतिवेदनको विश्वसनीयता सुनिश्चित गर्नु हो भन्न सकिन्छ ।
५. आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रक्रिया
आन्तरिक नियन्त्रण आफैमा पद्दति र प्रणालीमा आधारित अनुमानयोग्य र वस्तुगत तथ्यहरुमा आधारित एक प्रक्रिया हो । यसमा वैयक्तिक, विषयगत र मनोगत लहडहरु होइन पूर्वनिर्धारित मापदण्ड र मानक तथा बस्तुनिष्ठ मूल्याङ्कनका आधारहरु हुनुपर्छ । निर्धारित उद्देश्य र लक्ष्य प्राप्तिका दिशामा उपलव्ध प्रगतिको मापनयोग्य कार्यमानहरु तयार गरी तिनका आधारमा कार्यसम्पादनको मूल्याङ्कन गर्ने, विचलन भेटिएमा त्यसको कारण, मात्रा र सुधारको उपायको विश्लेषण तथा लेखाजोखा गर्ने जस्ता कार्य आन्तरिक लेखापरीक्षणको निरन्तर सञ्चालनको चक्रीय प्रक्रियामा पर्दछन् । यस प्रक्रियालाई निम्न चक्रमा देखाउने गरिन्छ –
माथिको चक्रमा देखाईएका चार चरणहरु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको निरन्तर चलिरहने प्रक्रियाका क्रमबद्ध चरणहरु हुन् । तिनमा क्रमिकता रहेको हुन्छ । कार्यसम्पादनको मूल्याङ्कन र लेखाजोखाका लागि वस्तुगत मानकहरु निर्धारण गरिसकेपछि तिनै कार्यमानका आधारमा दास्रो चरणमा कार्यसम्पादनको मापन गरिन्छ । त्यस मापन वा परीक्षणबाट कुनै कैफियत वा विचलन देखिएमा त्यसको कारण, प्रभाव र आगामी दिनमा चाल्नुपर्ने कदमको निक्र्यौल गर्न आवश्यक छलफल बहस र मन्थन हुन्छ । प्राप्त निर्णय वा निचोडका आधारमा मात्र सुधारात्मक कदम चालिन्छ । र यो क्रम निरन्तर चलिरहन्छ ।
६. आन्तरिक नियन्त्रणका तत्वहरु
कोसो (ऋइक्इ) फ्रेमओर्क अनुसार आनतरिक नियन्त्रणका पाँच तङ्खवहरु र सत्र सिद्धान्तहरु छन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीका नियन्त्रणको वातावरण, जोखिम मूल्याङ्कन, नियन्त्रण क्रियाकलाप, सूचना तथा सञ्चार र अनुगमन समेत पाँच तङ्खवहरु पर्दछन् जुन एकापसमा घनिष्ट सम्बन्ध राख्दछन् । नैतिक मूल्य र व्यावसायिक व्यवहार व्यवहारलाई प्रोत्साहन गर्ने, अनियमितता र स्वर्थ बाझेको प्रति शून्य सहनशीलता देखाउने, नीति र विधिको पूर्ण परिपालना गर्नेगराउने कुराको सुनिश्चितता गर्ने जस्ता वस्तुस्थितिको नियन्त्रणजन्य क्रियाकलाप नियन्त्रणको वातावरण अन्तर्गत पर्दछन् । सबै कर्मचारीलाई नीति, विधि र कार्यविवरण उपलव्ध हुने गरी वितरण गर्ने, जानकारी गराउने र त्यसको कार्यान्वयनमा समन्वय (कगउउयचत) गर्ने, नैतिक मूल्यप्रति कर्मचारीको प्रतिबद्धता सुनिश्चित गर्ने आदि कार्यहरुले वस्तुगत वातावरणको नियन्त्रणमा सहयोग पु¥याउँछ ।
व्यवस्थापकले समयमै जोखिमयुक्त क्षेत्रको पहिचान गरी उद्देश्य प्राप्तिमा हुनसक्ने जोखिमको न्यूनीकरण गर्नुपर्ने हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको अर्को महत्वपूर्ण तङ्खव जोखिमको मूल्याङ्कन र व्यवस्थापन पनि हो । जोखिम भन्नाले आउनुपर्ने आयको रकम प्राप्त नहुनु वा प्राप्त आयको उचित अभिलेखीकरण र लेखापालन नहुनु, चल÷अचल सम्पत्ति र स्रोतको कार्यदक्षतापूर्ण उपयोग नहुनु, स्रोतसाधनको प्रयोग लक्ष्य प्राप्तिका लागि हुन नसक्नु, संस्थागत सम्पत्तिको वैयक्तिक वा निजी हीतमा प्रयोग हुनु, निर्णय निर्माणका लागि प्राप्त हुने सूचना गलत हुनु, समयमा सही सूचना प्राप्त नहुनु जस्ता अनिश्चितताहरुलाई बुझिन्छ । कतिपय जोखिमहरु नियन्त्रणबाहिर हुन पनि सक्छन् । त्यस्ता जोखिमहरुको समयमै पहिचान गर्न सकेमा सम्भावित क्षति कम गर्न सकिन्छ त्यसैले जोखिमको पहिचान गरी जोखिम नियन्त्रण लागतको समेत विश्लेषण गरेर नियन्त्रणको सही उपाय अपनाउनुपर्ने हुन्छ ।
संगठनमा सकेसम्म निर्धारित लक्ष्यको प्राप्तिलाई सुनिश्चित गर्ने किसिमका क्रियाकलापलाई व्यवस्थित गर्नु आवश्यक हुन्छ । लागत स्थिति, आन्तरिक द्वन्द्व, मानवीय त्रुटी, व्यवस्थापकीय सीप र दक्षता जस्ता विषय र कारणहरुले संगठनको उद्देश्य प्राप्ति शत्प्रतिशत सुनिश्चित भन्ने हुन सक्दैन तसर्थ नियन्त्रण क्रियाकलापहरु पनि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीको एक अवयव वा तङ्खवका रुपमा रहेका हुन्छन् । कारोबारको उठान वा आरम्भ गर्ने र त्यसलाई सदर गर्ने अधिकार सीमित र विशेष व्यक्तिमा राख्ने, कारोबारको प्रकार वा कारोबार रकमको खयगिmभ का आधारमा अधिकारको सीमा निर्धारण गर्ने, कारोबारका सबै चरणमा एकै व्यक्तिको जिम्मेवारी र अधिकार नहुने गरी कार्य विभाजन गर्ने, स्वार्थको द्वन्द्व वा स्वार्थ बाझिने गरी कार्य विभाजन नगर्ने, जिन्सी सम्पत्तिको सुरक्षार्थ कुनै सम्पत्तिमा जुन कर्मचारीको भौतिक पहुँच हुन्छ त्यही व्यक्तिलाई सो सम्पत्तिको स्रेस्ता अभिलेख राख्ने जिम्मेवारी नदिने, जिन्सी सम्पत्तिसम्मको भौतिक पहुँच सीमित व्यक्तिलाई मात्र दिने, आवधिक रुपमा सम्पत्ति र त्यसको लेखाअभिलेख चभअयलअष्ष्बितष्यल गर्ने, कारोबारहरुको अभिलेखीकरण र लेखापालन व्यवस्थित र संगठित रुपमा राख्ने जस्ता क्रियाकलापहरुलाई नियन्त्रण क्रियाकलाप अन्तर्गत राख्न सकिन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा सूचना तथा सञ्चार प्रणालीको भूमिका पनि निकै नै रहेको हुन्छ । यसले एकातिर सम्पूर्ण कर्मचारीलाई लिखित नीति र कार्यविधि, संगठनको लक्ष्य र उद्देश्यहरु, अर्गनाइजेसनल चार्टस्, दरबन्दी संरचना र पदसोपान, कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन, प्रगति विवरणहरु, तालिम कार्यक्रमहरु, प्रतिवेदनहरु सम्बद्ध विभिन्न सूचनाहरु माथिबाट तलतिर प्रवाह गरी सुसूचित गर्दछ भने अर्कातिर कार्यसञ्चालन स्तरको संरचनाबाट माथिल्लो व्यवस्थापकीय तहसम्म त्यस्ता आवश्यक सूचनाहरु प्रवाह गरी निर्णय प्रक्रियामा सहयोग पु¥याउँदछ ।
आन्तरिक नियन्त्रणको सर्वाधिक महङ्खवपूर्ण कुरा अनुगमन, सुपरिवेक्षण र मूल्याङ्कन पनि हो । अझ आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली नै अनुगमन प्रणाली हो भन्दा फरक पर्दैन । अन्य जेजस्ता व्यवस्था गरिए पनि तिनको कार्यान्वयनको निश्चयका लागि अनुगमन आवश्यक पर्दछ । कार्यसम्पादन र सञ्चालन अपेक्षाकृत भएनभएको निश्चित गर्नका लागि अनुगमन र सुपरीवेक्षण अत्यावश्यक हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले ठीकसँग काम गरेको छ छैन भन्ने कुरा एकीन गरी कुनै पोलिसी, रणनीति तर्जुमा वा वातावरणमा आवश्यक परिवर्तनको पहिचान गर्ने कार्य सुपरीवेक्षणमा गरिन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रणका पाँच तङ्खव र सत्र सिद्धान्तहरुको अन्तरसम्बन्ध र समग्र आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रभावकारी सञ्चालनका लागि संगठनको स्वरुप, आकार, जटिलता, क्रियाकलाप नियमनको स्तर आदि कुराहरु दृष्टिगत गर्नुपर्ने हुन्छ ।
६.१ पहिलो तङ्खव ः नियन्त्रण वातावरण
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न पाँच ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
१) निष्ठा एवम नैतिक मान्यता उपर प्रतिबद्धताको सिद्धान्त
२)नियमनकारी जिम्मेवमरीको प्रयोगको सिद्धान्त
३) संरचना, अधिकार तथा जिम्मेवारी निर्धारणको सिद्धान्त
४) सक्षमताप्रति प्रतिबद्धताको सिद्धान्त
५) जवाफदेहिता कार्यान्वयनको सिद्धान्त
६.२ दोस्रो तङ्खव ः जोखिम विश्लेषण
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न चार ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
६) सुहाउँदा उद्देश्य निर्धारणको सिद्धान्त
७) जोखिमहरुको सही पहिचान र विश्लेषणको सिद्धान्त
८) छलकपट हुने जोखिम विश्ल्ेषणको सिद्धान्त
९) प्रधान परिवर्तनहरुको पहिचान र विश्लेषणको सिद्धान्त
६.३ तेस्रो तङ्खव ः नियन्त्रण क्रियाकलाप
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न ३ ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
१०) नियन्त्रण क्रियाकलाप छनोट तथा विकासको सिद्धान्त
११) प्रविधिको सामान्य नियन्त्रण र छनोटको सिद्धान्त
१२) नीति तथा कार्यविधि मार्फत नियन्त्रणको सिद्धान्त
६.४ चौथो तङ्खव ः सूचना तथा सञ्चार
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न ३ ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
१३) सम्बन्धित सूचना उपयोगको सिद्धान्त
१४) आन्तरिक सञ्चारको सिद्धान्त
१५) बाह्य सञ्चारको सिद्धान्त
६.५ पाँचौँ तङ्खव ः अनुगमन क्रियाकलाप
यस अन्तर्गत आन्तरिक नियन्त्रण सम्बन्धी निम्न २ ओटा सिद्धान्तहरु रहेका छन् –
१६) क्रमागत तथा छुट्टै मूल्याङ्कनको सिद्धान्त
१७) कमीकमजोरीको मूल्याङ्कन तथा सञ्चारको सिद्धान्त
यसरी माथि उल्ल्ेखित तङ्खव र सिद्धान्तहरुका आधारमा आनतरिक नियन्त्रण प्रणालीको संयन्त्र क्रियाशील हुन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीको ढाँचा निर्माण गर्दा कार्यनीतिगत, प्रक्रियागत र नतिजा वा कार्यकुशलता नियन्त्रण गरी तिन पक्षमा ध्यान दिनुपर्छ । समष्टिगत नीति, कार्यनीतिका विषयहरु, क्षेत्रगत नीति, योजना, बजेट तथा कार्यक्रम आदिलाई मध्यनजर गर्दै कर्मचारी नियन्त्रण, खरिद तथा सेवा प्रवाहका प्रक्रियाहरुमा नियन्त्रण गर्नु आवश्यक हुन्छ । गन्तव्य तथा आवधिक तथा वार्षिक लक्ष्य सम्बन्धी विषयहरु वाञ्छित मापदण्डको वस्तुगत मानकका आधारमा मूल्याङ्कन पनि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा गर्नुपर्ने हुन्छ ।
७. नेपालमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली
आन्तरिक नियन्त्रणसम्बन्धमा नेपालमा विभिन्न संवैधानिक, कानूनी र संरचनागत व्यवस्थाहरु रहेका छन् । तिनको अभ्यास पनि भइरहेका छन् । ती व्यवस्थालाई देहायबमोजिम प्रस्तुत गर्न सकिन्छ –
नेपालको संविधानमा कानून बमोजिमबाहेक कुनै कर लगाइने छैन र उठाइने छैन (धारा ११५) भनिएको छ । त्यस्तै संघीय सञ्चित कोषमाथि व्ययभार हुने रकम, विनियोजनसम्बन्धी आर्थिक ऐनबमोजिम खर्च हुने रकम र आकस्मिक कोषका हकमा कानूनी व्यवस्था बमोजिम हुने खर्चबाहेक सरकारी कोषबाट कुनै रकम झिक्न सकिने छैन (धारा ११७) भनी व्यवस्था गरेको छ । ठीक यस्तै प्रकारबाट संविधानको धारा २०३ र २०५ ले कर लगाउने र प्रदेश सञ्चित कोषबाट खर्च गर्ने कुरामा प्रदेश सरकारलाई नियन्त्रण गरेको छ । धारा २२८ मा स्थानीय सरकारलाई कर लगाउन, ऋण लिन तथा धारा २२९ ले स्थानीय सञ्चित कोषबाट खर्च गर्ने कुरामा कानूनी नियन्त्रणको व्यवस्था गरेको छ । त्यस्तै नेपालको संविधानको धारा २४१ मा सरकारी कार्यालयले लेखा राख्दा महालेखा परीक्षकले तोकेको ढाँचामा राख्नुपर्ने र त्यसरी राखिएको लेखाको लेखापरीक्षण कानूनबमोजिम नियमितता, मितव्ययिता, कार्यदक्षता, प्रभावकारिता र औचित्य समेतको विचार गरी महालेखा परीक्षकबाट स्वतन्त्र लेखापरीक्षण गरिने कुरा सुनिश्चित गरिएको छ ।
आर्थिक कार्यविधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्व ऐन, २०७६ ले आन्तरिक नियन्त्रणसम्बन्धी विभिन्न व्यवस्थाहरु गरेको छ । संघ, प्रदेश र स्थानीय तहका सबै सरकारी कार्यालयहरुले आप्mनो र अन्तर्गतका कार्यालयहरुको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गरी लागु गर्नुपर्छ । लेखा उत्तरदायी अधिकृतले आफैँ वा आफू मातहतको वरिष्ठ अधिकृत मार्फत कार्यालयको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली प्रभावकारी रुपले कार्यान्वयन भएनभएको सम्बन्धमा नियमित रुपमा निरीक्षण वा सुपरीवेक्षण गर्नु वा गराउनुपर्ने व्यवस्था छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली एवम् आन्तरिक तथा अन्तिम लेखापरीक्षण प्रतिवेदनको कार्यान्वयनका लागि प्रत्येक मन्त्रालय वा निकायमा देहाय अनुसार आन्तरिक नियन्त्रण समिति रहने व्यवस्था उक्त ऐनको दफा ३२ मा रहेको छ –
क) सम्बन्धित मन्त्रालय वा निकायको लेखा उत्तरदायी अधिकृत वा निजले तोकेको अधिकृत – संयोजक
ख) सम्बन्धित निकायको योजना महाशाखा प्रमुख – सदस्य
ग) सम्बन्धित निकायको प्रशासन महाशाखा प्रमुख – सदस्य
घ) संयोजकले तोकेको सम्बन्धित निकायमा कार्यरत विषयक्षेत्रको ज्ञान तथा अनुभव भएको सम्बन्धित पदाधिकारी – सदस्य
ङ) सम्बन्धित निकायको अनुगमन महाशाखा वा शाखा प्रमुख – सदस्य
च) सम्बन्धित निकायको आर्थिक प्रशासन प्रमुख – सदस्य सचिव
यस समितिले आप्mनो कार्यालय वा निकाय र मातहतका कार्यालयबाट सम्पादन गरिने कार्यहरु दक्षतापूर्ण एवम् मितव्ययी रुपमा सम्पादन गरी नतिजाउन्मुख गराउने, वित्तीय जोखिम न्यूनीकरण गर्ने, वित्तीय विवरणलाई विश्वसनीय बनाउने तथा लेखापरीक्षणबाट कायम बेरुजु फछ्र्यौट गरी गराई आनतरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई सुदृढ एवम् प्रभावकारी बनाउन आवश्यक काम गर्ने व्यवस्था ऐनले गरेको छ ।
स्थानीय तहहरुले आप्mनो कार्यालयबाट सम्पादन गरिनुपर्ने कार्य मितव्ययी, प्रभावकारी, नियमितता र कार्यदक्षतापूर्ण ढङ्गबाट सम्पादन गर्न वित्तीय प्रतिवेदन प्रणालीलाई विश्वसनीय बनाउन तथा प्रचलित कानूनबमोजिम कार्यसम्पादन गर्न आआप्mनो कामको प्रकृति अनुसारको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गरी कार्यान्वययन गर्नुपर्ने व्यवस्था स्थानीय सरकार सञ्चालन ऐन २०७४ ले गरेको छ । यसरी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गर्दा कामको प्रकृति अनुरुप जोखिम क्षेत्रको पहिचान, नियन्त्रणको वातावरण, सूचनाको आदानप्रदान, अनुगमन तथा मूल्याङ्कन जस्ता विषयलाई समेट्नुपर्ने व्यववस्था ऐनको दफा ७८ मा रहेको छ । उक्त व्यवस्था अनुसार आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको अनुगमन गर्नका लागि गााउँपालिका वा नगरपालिकाको अध्यक्ष, प्रमुख वा जिल्ला समन्वय समितिको प्रमुख आफैँले वा जिम्मेवार अधिकारी तोकी अनुगमन गर्ने र त्यस क्रममा देखिएका त्रुटीलाई सुधार गरी आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीलाई सुदृढ बनाउने जिम्मेवारी पनि उनीहरु (स्थानीय तहका प्रमुख वा अध्यक्ष) कै हुने व्यवस्था रहेको छ । गाउँपालिका तथा नगरपालिकाले सार्वजनिक सेवा प्रवाहलाई पारदर्शी, उत्तरदायी र जवाफदेही बनाउन सार्वजनिक परीक्षण, सामाजिक परीक्षण तथा सार्वजनिक सुनुवाइ जस्ता कार्यक्रम सञ्चालन गर्नुपर्छ ।
स्थानीय तहको आनतरिक नियन्त्रण प्रणाली दिग्दर्शनले आनतरिक नियन्त्रण कायम गर्न सङ्गठनका पदाधिकारी र कर्मचारीहरु र कर्मचारीहरु एवम् अन्य सरोकारवालाहरुको भूमिका र जिम्मेवारी देहाय अनुसार रहने कुरा उल्लेख गरेको छ –
पदाधिकारी÷सरोकारवाला भूमिका÷जिम्मेवारी
नीति निर्माता तथा कार्यकारीहरु नियन्त्रण वातावरण निर्माण गर्ने, नियमहरु तय गर्ने, समग्र आन्तरिक नियन्त्रण कार्यको अनुगमन गर्ने
व्यवस्थापकहरु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली सम्बन्धी समग्र क्रियाकलापहरुको सङ्गठन गर्ने, जस्तै ः संरचना तयार गर्ने, कार्यान्वयन गर्ने, सुपरीवेक्षण गर्ने र अभिलेखाङ्कन गर्ने
कर्मचारीहरु क्रियाकलापहरुको सञ्चालन, प्रतिवेदन र आचारसंहिता पालन गर्ने एवम् देखिएका समस्याहरुबारे सूचना गर्ने
आन्तरिक लेखापरीक्षक आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको परीक्षण एवम् सोको प्रभावकारिताको मूल्याङ्कन गरी सुधारका लागि सुझाव दिने
विधायक र नियामक निकायहरु आन्तरिक नियन्त्रण कायम गर्न ऐन, नियम र मापदण्डहरु तोक्ने र निर्देशनहरु जारी गर्ने
अन्तिम लेखापरीक्षक प्रचलित कानून बमोजिम वित्तीय, कार्यमूलक लगायतका विधि प्रयोग गरी प्रतिवेदनमार्फत आनतरिक नियन्त्रणमा सघाउने
अन्य पक्षहरु (सर्वसाधारण जनता, सेवाग्राही र आपूर्तिकर्ता) कार्यालयको सेवाप्रवाहबारे अतःक्रिया गरी उपलब्धिबारे सूचना र पृष्ठपोषण दिने
माथि उल्ल्ेख गरिएका नीतिगत, कानूनी र अन्य व्यवस्थाहरुबाहेक नेपालमा सार्वजनिक खरिद प्रणाली, बजेट प्रणाली, संस्थागत सुशासन, लेखापरीक्षण प्रणाली तथा सेवा प्रवाह सम्बन्धी विभिन्न परम्परा र अभ्यासहरुमा पनि आन्तरिक नियन्त्रणात्मक क्रियकलाप र प्रक्रियाहरु विद्यमान देखिन्छन् । खरिद गुरुयोजना र वार्षिक खरिद योजना बनाउनुपर्ने व्यवस्था, खरिद कार्य गर्न छुट्टै खरिद एकाइको व्यवस्था, मालसामान भण्डार गर्न छुट्टै भण्डार एकाइ, गुणस्तर तथा मात्राको परीक्षणका लागि भौतिक तथा जिन्सी परीक्षण गर्ने व्यवस्था र यस्ता व्यवस्थापनको कार्यान्वयन तथा अभ्यासबाट पनि नोपलमा आन्तरिक नियन्त्रण कायम भइरहेको देखिन्छ ।
८. निष्कर्ष
स्रोतको उपयोगमा मितव्ययिता तथा कार्यदक्षता ल्याई सांगठनिक लक्ष्य प्राप्तिमा सफलता प्राप्त गर्न निरन्तर रुपमा गरिने अनुगमन, सुपरीवेक्षण, मूल्याङ्कन, लेखापरीक्षण, जोखिम विश्लेषण जस्ता कार्यहरु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका अवयव हुन् । यिनले संगठनका कर्मचारी र व्यवस्थापकहरुलाई जवाफदेही र कर्तव्यप्रति प्रतिबद्ध बनाई समग्र संगठनको उत्पादन र उत्पादकत्व अभिवृद्धि गर्न मद्दत पु¥याउँछन् । ननबजेटरी खर्चमा रोक, बेरुजु फछ्र्यौट, सम्पत्तिको सुरक्षा, जोखिमको पहिचान र न्यूनीकरण तथा संस्थागत सुशासन कायम गरी सेवाग्राही तथा सरोकारवालाहरुको विश्वास जित्न संगठनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली जरुरी हुन्छ ।
नेपालमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका सन्दर्भमा विभिन्न नीतिगत, कानूनी र व्यावहारिक अभ्यासहरु पनि भइरहेका देखिन्छन् । कुनै पनि कुरा पूर्णरुपले व्यवस्थित भएको भन्ने हुँदैन । जहिले पनि त्यसमा थप सुधारको गुन्जाइस रही नै रहेको हुन्छ । नेपालका सार्वजनिक संगठनहरुमा पनि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीमा गर्न बाँकी थुप्रै कामहरु छन् । आत्मअनुशासित तथा आत्मप्रेरित कर्मचारीबाट पेशागत निष्ठा तथा उच्च नैतिक मूल्य कायम गर्न संगठनले लिने रणनीति र कायम गर्ने उद्देश्य आन्तरिक नियन्त्रणको वातावरणका लागि पहिलो आधार हुन् । जोखिम रोकथाम तथा मानव संसाधनको प्रभावकारी व्यवस्थापनबाट कर्मचारीलाई आप्mनो कामप्रति उत्प्रेरित तथा उत्तरदायी बनाउने कार्यले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको गुणस्तरलाई समेत निर्देशित गर्दछ । संगठनको उद्देश्य हासिल गर्ने सम्बन्धमा रहेका जोखिमको पहिचान तथा मूल्याङ्कन गरी जोखिमहरुको सम्बोधन वा समाधानका लागि उपयुक्त उपायहरु अवलम्बन गर्नु आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको प्रमुख विषय हो भन्न सकिन्छ ।
अधिकार र कर्तव्यको विभाजन गरी परीक्षण र सन्तुलनका माध्यमबाट संगठनमा नियन्त्रणका क्रियाकलापहरु सञ्चालन गर्न सकिन्छ । कार्यसञ्चालन प्रक्रिया र क्रियाकलापहरुको पुनरावलोकन एवम् सुपरीवेक्षेण गरी जोखिमको पहिचानमूलक तथा रोकथाममूलक उपायहरुको कार्यान्वयन गर्नु नियन्त्रण प्रणालीको अर्को उद्देश्य हो । संगठनको कार्यसञ्चालनलाई सही किसिमले निर्देशित वा नियन्त्रण गर्न प्रभावकारी सूचनाप्रणाली स्थापना गरी आन्तरिक र बाह्य सान्दर्भिक, आवश्यक, यथार्थ र पूर्ण सूचनाहरु यथासमयमै प्रवाह गर्नुपर्ने हुन्छ । त्यसैले सही समयमा सही निर्णय लिई आन्तरिक नियन्त्रणलाई प्रभावकारी बनाउन सूचना तथा सञ्चार प्रणाली पनि उत्तिकै आवश्यक हुन्छ । तिनै सूचनाका आधारमा अनुगमन मूल्याङ्कन गर्ने र पृष्ठपोषण समेतका आधारमा संगठनका लक्ष्य प्राप्त गर्न आन्तरिक नियन्त्रण प्रणलीको प्रभावकारी व्यवस्थापनबाट परिवर्तनलाई आत्मसात तथा अनुकुलन गर्न सकिन्छ ।
Comments
Post a Comment